한빛출판네트워크

‘보고를 잘하는 사람은 이유가 있다’ 

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직장을 다니면 현장직이던 사무직이든 누구나 조직산하에 있기에 때문에 보고를 할 수 밖에 없습니다. 결국은 보고를 통해 의사결정을 하게 되고, 그 의사결정이 조직의 단기/중기/장기 성패를 가르기 때문입니다. 그런데 재미있는 것은 그렇게 보고가 중요한데도 불구하고 직장에서는 보고의 중요성은 얘기하지만 어떻게 보고를 해야 효과적이고 도움이 되는지는 신입사원들에게 잘 알려주지 않지요. 그래도 눈치있는 신입사원들은 선배들이나 타고난 동기들에게 보고의 원칙과 전략을 배우곤 합니다. 그리고 그 전략은 결국 3가지입니다. 무엇을(What)-왜(Why)-어떻게(How)라는 것을 다루기 위한 ‘구조’와 ‘논리’와 ‘표현’입니다. 어떤 탁월한 보고도 이 전략에서 벗어날 순 없지요. 그런데 <보고서 발표 실무 강의>라는 서적을 이 3가지 원칙외에도 이를 12가지 보고패턴과 보고의 스킬까지 보충하는 서적입니다. 

12가지 보고패턴을 위해 저자는 크게 보고의 유형을 4가지로 분류합니다. 바로 분석/기획/설명/요청이지요. 여기서 분석은 어떠한 현상이나 이슈, 실태조사의 3가지 소분류로 나눠지고 기획은 새로운 사업개선이나 제안, 정책들로 분류되며 설명은 특정 사업계획과 결과 혹은 신제품 및 서비스에 대한 설명, 그리고 요청은 협조 및 검토 대응요청등이 있습니다. 중요한 것은 12가지 분류를 외우는 것이 아니겠죠. 해당 보고를 진행할 때 각 패턴마다 조금씩은 다른 구조와 논리를 무기로 삼아야 한다는 것입니다. 예를 들어 의견을 제시하는 제안보고의 경우는 목적과 해결책이 초점을 맞춰야 되고 트렌드를 공유하는 동향보고자료를 만든다면 통계지표를 통해 보고의 명확한 근거를 만들필요가 있습니다. <보고서 발표 실무강의>는 4가지 대분류-12가지 소분류의 모든 패턴에서의 필승전략을 담아내고 있습니다. 

하지만, 본서가 가진 특별함은 이것에 그치지 않습니다. 수많은 기획과 보고관련 서적에서 어떻게 보고서를 작성하는지를 담아내는 데 그쳤다면. 본서는 어떻게 보고를 하는지 보고의 버벌 스킬(Verbal Skill)까지 담아냅니다. 그래서 개별 분류항목 다음에는 1분 보고를 통해 어떻게 진행하는지 발표를 위한 강조점을 넣은 스크립트를 넣었고 발표와 태도의 기술을 통해 보고서를 발표를 할 때 필요한 내역과 상대방에게 보고를 하거나 받을때의 제스처의 중요성까지 강조합니다. 보고와 관련해서 전략과 전술을 전부 담은 서적입니다. 

많은 보고관련 서적들이 잘쓴 보고서의 예시만 들었다면, <보고서 발표 실무 강의>는 잘쓰는 것을 넘어 표지에 나와있듯이 ‘제대로 전달’하는 것을 포함한 근래 보기드물었던 보고 바이블 같은 서적입니다. 본서를 다 읽고 난 뒤 이 서적을 좀 더 어린나이에 읽었으면 어땠을까 라는 생각과 동시에 아끼는 동생들 중 사회초년생 들에게 선물하고 싶다는 생각이 들 정도입니다. 올해의 책중 하나로 선정할 것은 두말할 나위도 없으니 어떻게 하면 보고를 잘 할지 고민하는 분들이라면 당장 서점에 가셔도 좋다는 말을 아주 오랜만에 해봅니다. 

‘그래도 알겁니다. 연습없으면 말짱 황인거’

회사에서 개발 세미나를 종종 하다보니,

기획자로 일할때의 싫었던 상황들이 오버랩되었다.

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발표라는 것에 대한 부담은 아무리 시간이 흘러도 익숙해지지는 않나보다.

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그래서 보고서 발표 실무 강의라는 책 제목에 끌려,

발표에 뭔가 비법이 있지 않을까?하며 읽어나간 책이었다.

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보고라는 것의 사전적 의미부터 시작해 풀어나가며,

다양한 보고서의 형태를 하나하나 기본적인 구조와 보고할때의 발음, 어디서 쉴지 강조할지 스크립트가 있는 점이 참 색다르게 느껴졌다.

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보고서의 종류도 굉장히 많다는 점과 (기획 보고, 설명 보고, 요청 보고, 분석 보고 등등) 각 보고서마다 중요하게 생각해야할 부분을 알고, 어떻게 써내려나가면 좋을지.

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기본적인 부분이지만 놓치기 쉬운 부분을 다시한번 짚고 넘어갈 수 있었다.

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'보고가 어려운 이유는 많지만, 보고를 피할 수는 없다. 피할 수 없기에 즐기라는 조언을 하고 싶지는 않다. 대신 보고를 잘 할 수 있으려면 무엇을 준비하고 갖춰야 할 지를 고민하고 학습하라는 조언을 하고 싶다.' 고 적힌 이 책의 말처럼 어떤 보고를 할지, 그 보고를 위해서는 어떤 보고서를 어떻게 작성해야할지에 대한 기본서로 가볍게 읽어나가도 좋을 것 같다.

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책을 읽으며 너무나 공감되었던 부분은 '상사의 업무 지시를 정확하게 이해하지 못한 경우에도 일단 대답한 뒤에 지시사항을 추측해서 보고 내용을 준비하는다는 것'이라는 말이었다.

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이는 현 실무에서도 느끼고 있는 나의 문제였기도 했기에, 조금 더 흥미를 가지고 읽어나갈 수 있었다.

지시를 받는 사람은 수명의 3요소를 명확히 확인해야 한다는 점 (보고 목적, 보고 범위, 마감시간)

이는 지금도 적용하기 좋은 하나의 가르침이었다.

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사실 개발직군에서 일하는 나보다는 공무원이나 사무업무를 많이 보는 사람들에 한번쯤은 가볍게 읽어보기 좋은 책인 것 같다.

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한빛미디어 <나는 리뷰어다> 활동을 위해서 책을 제공받아 작성된 서평입니다.

보고를 주로 하는 분들에게 정말 기추부터 원리, 분석, 스킬까지 꼼꼼하고 완벽하게 그려낸 책이었습니다.

독자들에게 정ㅁ날 큰 힘이 되고 도움이 되는 책이 될 것 같습니다.

보고스킬을 읽으면서 강의에도 정말 큰 도움이 될 것 같습니다.

직업 특성상 나는 발표나 보고서를 작성하는 경우가 드물어서 가끔 한번씩 생기는 보고서를 작성하거나

발표를 해야될때 어떻게 해야될지 막막할때가 있다. 좀 더 사람들에게 집중을 하게 하면서 지루하지 않게

할수 있을까 생각을 많이 하게되었는데... 이책 "보고서 발표 실무 강의"를 보고 어떻게 상황에 맞는 보고서를 만들고

어떤 자세로 발표를 해야 될지 팁을 얻을수 있어 좋았떤것 같다.

저자 채종서작가님의 26년간의 팁을 얻을수 있으니 보고서나 발표를 하는데 어려움이 있는 분에게

좋은 책이 될것 같다. 

이 책은 보고서, 발표에 대해 아주 쉽게 설명한다. 보고의 분류와 패턴을 자세히 다루고 있다. 보고 패턴을 이용하여 자료를 만드는 이가 어느 정도 감을 잡을 수 있도록 도와준다. 마치 ‘보고 자료 가이드’와 같은 느낌이 들었다. 12가지 보고 패턴을 숙지하고, 자신이 보고/발표할 자료를 어떤식으로 표현할지를 12가지의 보고 패턴 중에서 목적에 맞게 꺼내어 사용한다면 어렵지 않게 자료를 만들 수 있을 것이라는 생각이 들었다. 보고서 및 발표 자료를 만들고 발표하는 것에 어려움을 느끼는 이들이라면 이 책을 추천한다. 보고의 개념부터 보고서 및 발표자료는 만드는 방법을 알려준다. 또한 보고서와 발표자료를 사람들에게 설명할 때 전달력을 높일 수 있는 보고의 스킬인 화법, 목소리톤, 자세에 대해서도 함께 다룬다. 보고서와 발표를 함께 아우르며, 핵심만 간결하게 전달하고 있는 책이다. 보고서를 작성해야할 때 가이드가 되어주는 책이므로 곁에 두고 필요할때 마다 꺼내 보면 많은 도움이 될 것이라 생각한다. 끝으로 이 책은 군더더기가 없다. 불필요한 내용이 없으며 읽힘에 있어서 순조롭게 물흐르듯 읽힌다. 가독성이 좋은 책이다.

• 일을 하는 사람이라면 보고를 피할 수 없다.
  • 보고(報告)는 이 책의 첫 단어로 사용되는 만큼 첫 단락도 보고라는 단어의 뜻풀이로 시작한다.
  • 사전적으로 "알리어 바치거나 베풀어 알림"이라는 뜻을 가지고 있는 단어로 흔히 피라미드 계층구조에서 아래에서 위로 올라가는 것을 보고라고 생각하기 쉬운 단어.
  • 그렇지만 이 책 전반에서 다루는 예시는 업무를 매개로 이루어지는 모든 소통이라는 큰 뜻으로 보는 것이 좋다.
  • 지시받은 일이 어떻게 수행되는지 상사에게 알리는 것도 보고이지만, 정부의 대국민 보고처럼 경영진의 방침을 전 사원에게 알리고 공감과 실천을 유도하는 것 또한 보고이기 때문이다. 실제 "일단 알아서 해봐!"식의 불명확한 지시로 인해 상사의 의중을 분석하기 위한 회의를 해봤다는 경험이 60%라는 통계를 인용하며 하향식 보고의 현실을 보여준다.
  • 혼자 일하는 자영업자조차 메뉴판 변경이나 휴업일정 등을 고객에게 알려야 하며, 이 또한 보고라 볼 수 있다.
  • 다시 말해 보고는, 사회생활을 하는 이들이 매일 행하는 가장 빈번한 형태의 의사소통이다. 친분을 이용할 수도 있지만 한 다리를 넘어서기 힘들기 때문에 결국 보고자의 지식, 의도, 역량을 평가받을 방법은 글과 말로 이루어지는 보고가 유일하다.

• 내용과 전달력은 별개
  • 공기업이건 사기업이건 일을 하기 위해 사람들이 모인 곳이다.
  • 사람들이 모여있기 때문에 제조, 마케팅, 회계, 경영, 구매, 안전, 연구 등 각기 맡은 일을 잘 한다고 일이 잘 굴러가지 않는다. 각자 진행하는 업무가 어떻게 되어가는지, 잘 되는 것과 안 되는 것은 무엇이고 어떤 도움이 필요한지 의사소통이 필요하다. 소통되는 정보를 바탕으로 실무진은 자기 일 외에 다른 부서의 일을 고려해서 업무를 진행하고, 경영진은 이런 정보를 종합하여 의사 결정을 해야 한다.
  • 내부 소통이 잘 이루어지지 않는 기관의 극단적인 사례가 연구기관이 아닐까 싶다. 여러 부서에서 같은 제품을 놓고 기획 - 개발 - 원자재 구매 - 생산 - 홍보가 유기적으로 이루어지는 일반 기업과 달리 부서마다, 또는 부서 내에서도 소그룹 별로, 심지어 개인별로 업무가 기획, 진행되고, 옆 부서와 무관하게 예산을 따오고 결과를 공표하기 때문에 소통의 필요성을 느끼기 어렵다. 분야별로 전문성도 깊어서 옆자리 동료가 자기 일을 설명해줘도 못 알아듣는 경우도 많다.
  • 이런 조직에서조차 대상이 다를 뿐 예산을 확보하기 위한 과제 제안서, 성실한 수행을 증명하는 결과 보고서를 비롯해 성과를 공인받기 위한 학회 발표와 논문 출판, 특허 출원을 위한 변리사 미팅 등 업무의 상당 부분이 보고로 채워져 있다.
  • 그리고 나를 포함한 많은 이들이 좋은 알맹이를 가지고도 전달력이 부족해서 애를 먹는다. 
  • 대학원에서 전문 지식과 더불어 강제로 익힌 논문 쓰기와 학회 발표를 돌이켜보면, 전문 지식보다 더 유용하고 더 오래 가는 자산이라는 생각이 가끔씩 든다. 연구의 발전과 부침에 따라 전문 지식은 시간이 갈수록 감가상각이 발생하는데 비해 이런 기술은 경험이 쌓이면서 숙성되는 증식형 자산이기 때문이다.

• 이 책에는 보고서를 잘 쓰는 방법, 보고를 잘 하는 방법이 정리되어 있다.
  • 저자는 보고의 유형을 이해-행동, 확인-판단의 두 축을 따라 기획, 설명, 요청, 분석 4가지로 나눈다.
    1. 기획 보고: 뭔가 제시하는 보고 - 의견, 해결안, 방향
    2. 설명 보고: 현황을 전달하는 보고 - 실행, 성과, 혜택
    3. 요청 보고: 행동을 촉구하고, 타당성을 확인하며 방책을 마련하는 보고
    4. 분석 보고: 사실을 확인하고, 쟁점을 정리하며 트렌드를 공유하는 보고
  • 보고의 유형에 따라 목적이 다르기 때문에 보고의 구성도 거기에 맞게 바뀌어야 한다.
  • 한편, 유형에 무관하게 1분 보고를 중요시하고 있다. 제한된 시간 내에 핵심을 전달해야 상대의 제한된 기억 능력을 돌파하여 메시지를 안착시킬 수 있기 때문이다. 
  • 따라서 1분 이내의 짧은 시간이지만 짜임새가 있어야 하며 전략적이어야 한다. 충분한 사전 고민으로 핵심을 스스로 정리해야 하고, MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive: 상호 배제, 전체 포괄) 원리에 따라 중복과 누락이 없도록 구성해야 하지만 각인을 위해 중요 메시지를 의도적으로 반복하기도 해야 한다.
    • 기획 보고: 문제 해결과 설득이 목적. 해결안이 담겨야 함.
    • 설명 보고: 사실의 전달. Fact와 쉽고 정확한 표현이 중요.
    • 요청 보고: 바라는 내용을 명확히 전달. 애매모호하거나 과정된 표현은 피해야 함.
    • 분석 보고: 객관적 사실 수집에서 시작, 논리적인 분석을 거쳐 그림이나 수치를 활용이 필요.

• 생산성 향상 도구를 적절히 활용하는 것도 좋다.
  • 예전에는 회의실에 모여 화이트보드에 그림을 그려가며 소통하는 것이 보통의 풍경이었다.
  • 지금도 유효한 방법이지만 기록을 남기고 장시간의 소통을 체계적으로 정리하기 위한 도구가 여럿 개발되어 있다. 이 중 웹 기반 도구는 회의실 수용 가능 인원보다 훨씬 많은 사람들이 공동으로 작업할 수 있으며 한참 뒤에도 볼 수 있다는 점에서 장점이 많은데, 저자는 이 중 일부를 적극적으로 소개하고 있다.
    • 구글 잼보드 (https://jamboard.google.com/): 화이트보드 방식의 아이디어 스케치, 시각화 도구
    • 패들릿 (https://padlet.com/): 디지털 도화지 또는 칠판. 메모, 사진, 동영상, 링크 공유 가능.
    • post-it (https://bit.ly/3gGJ2W5): 흔히 쓰는 메모지의 디지털판. 자료 정리할 때 검색 내용 요약이나 아이디어, 의견 정리에 유리
    • 노션 (https://www.notion.so) : 메모, 문서, 프로젝트 관리, 협업 등 올인원 생산성 앱.

• 내용보다 말과 글이, 말과 글보다 보고 스킬이 중요할지도 모른다.
  • 이 책의 총 6개의 장 중 마지막 장, PART 6는 보고 스킬.
  • 보고 화법, 목소리, 자세에 대한 내용인데 분량은 적지만 경험적으로 느끼는 가중치는 그 이상이다. 사람과 사람이 만나서 소통할 때, 특히 하위 직급이 상위 직급에게 보고할 때 보고를 받는 사람은 보고를 듣기도 전에 보고자의 태도를 보고 보고를 받을 마음이 정해지기 때문이다.
  • 기껏 좋은 내용을 만들어놓고도 자료를 제대로 만들지 못해 평가절하되기도 하지만, 내용을 잘 정리해놓고도 쭈뼛거리거나 눈을 슬금슬금 피함으로써 보고의 신뢰성을 스스로 떨어트리는 경우도 있다. 이런 분들은 억울하다고 느낄 수 있겠지만 수확을 앞둔 자기 밭을 갈아엎은 사람은 자기 자신이다.
  • 특히 비대면 보고가 많은 요즘 상대방의 반응을 파악하기가 훨씬 어렵다. 표정이 어떻게 바뀌는지, 자세는 삐딱해지는지, 집중을 못하고 휴대폰에 손이 가는지를 파악하고 눈맞춤을 시도해야 하는데, 전체화면 모드로 진행하다 보면 그나마 타일처럼 나열된 청중의 얼굴이 내 발표자료에 모두 덮여버린다.
  • 이런 상황에서는 자료의 구성이나 목소리 톤 조절, 시간 배분을 더 전략적으로 할 필요가 있다.

• 이런 책은 읽을 때보다 읽고 나서가 중요하다.
  • 책을 읽을 때 뻔하다고 느낄 수도 있고 격하게 공감할 수도 있지만 이런 책의 특성상 나열식 구성이 많다.
  • 증상에 따라 처방이 다르고 목적에 따라 전략이 다르기 때문에 케이스 바이 케이스로 노하우를 전달하는데, 읽는 동안 집중력을 유지하기 힘들고 모든 경우를 다 머리에 담아두기 어렵다는 문제점이 있다.
  • 정작 중요한 것은 이런 책을 읽고 전보다 나은 내가 되는 것이기 때문에 읽고 나서 스스로를 어떻게 개선할 것인가를 염두에 두고 책을 펴면 효과적이다.
  • 이 책을 펴기 전에, 잠시 자신의 문제점이 뭔지를 돌이켜보면 좋겠다. 그간의 경험과 주변으로부터의 피드백을 돌이켜보고 내가 어떤 보고를 주로 하는지, 그리고 그 때 아쉬운 점은 무엇인지 미리 체크한 뒤, 그 부분을 집중해서 보면 내게 직접적인 도움이 된다.
  • 나와 같은 분야 동료들의 발표를 되짚어보고 타산지석으로 삼아도 좋다. 느끼지 못하더라도 비슷한 분야에 있는 사람들끼리는 비슷한 장단점을 공유할 확률이 높기 때문이다. 예를 들어 내가 속한 연구자 집단은 결과보다 자기가 거쳐온 과정에 집중하는 경향이 있다. 발표를 한참 들은 뒤 발표자가 고생한 건 알겠는데 정확히 뭘 해냈는지가 기억에 남지 않는 경우가 많다.
  • 반면 최상위 관리자 앞에서 발표하는 상위 관리자 집단은 성과를 지나치게 강조한 나머지 피보고자가 "어떻게 그런 결과를 얻었나요?" 라고 물어보면 제대로 설명을 하지 못하는 경우도 있다. 심하게 말하면 현실은 관심 없고 예산과 인사권을 가진 최상위 관리자에게 잘 보이는 것이 목적이지만, 잘못 걸리면 모든 신뢰를 잃어버린다. 전 직장에서 어떤 상무는 세부 질문에 답변을 못해 실무자를 소환, 답변을 마친 뒤 총괄사장에게 이런 추가 질문을 받았다고 전해진다: "(이런 것도 모르는) 당신이 그 자리에 앉아서 그 월급을 받아야 하는 이유를 대 봐."
  • 연구자를 포함한 실무자 집단은 자기 결과 자체보다 결과가 가지는 의미를 비전공자가 이해할 수 있는 말로 설명하는 노력이 필요하고 상위 관리자 집단은 중요 사항에 대한 디테일을 챙겨야 한다. 

• 이런 분들이 읽으면 좋겠다.
  • 직장생활을 그린 드라마 미생에는 인턴 장백기가 보고서 한 줄을 쓰기 위해 오랜 시간 공들여 수정하는 장면이 나온다. 원작 웹툰에서는 주인공 장그래가 사수 김동식 대리의 피드백을 받아가며 진행하는 장면인데, 학생시절에 봤다면 정말 쓸데없는 일로 여겼을 장면이다.
  • 언뜻 지루할 수 있는 이 장면은 수많은 직장인들의 공감 속에서 방대한 양의 관련 포스팅을 이끌어 냈다.
  • 연구교수를 하며 학생들의 "속 터지는" 정기보고를 받아본 경험, 그 속에서 과거의 나를 발견하며 자책한 경험이 있었기에 보고서의 중요도를 느꼈고, 제법 큰 조직에서 사람은 가려진 채 글자와 파일로만 모든 일들이 진행되는 것을 보며 다른 분들은 내가 만든 문서들로만 나를 판단하겠구나 싶었다.
  • 이런 경험이 아직 없는 분들이 이 책을 읽는다면 참고자료는 되겠지만 뼈를 맞는 강도는 받지 못할 것 같다.
  • 사회생활을 조금이나마 경험하시면서, 보고 또는 보고자료로만 상대를 판단하고 판단당해본 분들이 스스로의 경험에 비추어 보면서 반성과 함께 읽으신다면 큰 발전이 있을 것 같다.
  • 또한, 이 글은 같은 저자의 보고서 작성 실무 강의 (2019.10.), 실전 보고서 작성 기술 (2020.12.)과 시리즈로 출간된 책이다. 읽어보지는 않았지만 업무상 이런 일이 많다면 시리즈로 접해보시는 것도 좋을 듯 하다.

※ 한빛미디어 2021 도서 서평단 "나는 리뷰어다"의 일원으로 도서를 제공받아 작성한 리뷰입니다.

<보고서 발표 실무 강의>, 채종서지음, 한빛미디어, 2021

조직에서 최상위 의사결정자가 아닌 이상 일은 보고의 연속이다. 보고는보고서를 갖춰 보고하는 것뿐만 아니라 간략히 정리해 구두로 보고하는 것도 포함하니 보고는 업무의 일상이다. 심지어보고를 위한 준비, 보고를 위한 준비, 보고를 위한 검토등으로 실제 보고 외에 보고를 위해 들이는 노력과 시간도 만만치 않다.

보고자의 입장에서 어려운 점은 한 두가지가 아니다. 예상 질문에대한 답변도 담아야 한다는 생각에 두꺼워진 보고서를 덜어내는 것이 늘 어렵다. 26년 차 비즈니스 스킬전문 컨설턴트인 채종서는 자신의 책 <보고서 발표 실무 강의>에서‘아무리 많은 보고를 경험했다 하더라도 보고는 어렵다’라고이야기한다. 보고에 정답이 없고, 의사결정권자가 학습효과로보고를 받는 과정에서 진화하고, 언제나 준비할 시간이 충분히 주어지지 않아 어렵다고 이야기한다.

보고가 어려운 이유
첫째, 보고 내용에는 정답이 없습니다.
둘째, 의사결정권자나 고객의 생각은 보고를 받으면서 진화합니다.
셋째, 준비할 시간이 충분하게 주어지지 않습니다.
(20쪽)

하지만 보고는 ‘조직 구성원 간 의사소통의 기본이 되는 매우중요한 업무 수단으로 조직에서 보고 능력과 뛰어난 업무 수행 능력은 상호 비례한다’고 보고의 중요성을강조한다.

<보고서 발표 실무 강의>는 보고서 작성에 앞서 한 장으로 보고서를 정리하는 방법을 알려준다. 보고를12개의 유형으로 분류하고, 다섯가지 보고 패턴과 다섯가지프로세스를 통해 보고 내용을 한 장으로 정리한다. 이를 통해 보고서의 논점이 흐트러지지 않고 1분 요약으로 핵심 메시지를 도출할 수 있도록 돕는다.

보고에는 논리가 있어야 한다.(…)
논리를 확보하려면 육하원칙 요소 중 Why,How, What에 대한 충분한 답변이 있어야 합니다.(23쪽)

대부분의 보고자가 보고를 준비하는 과정에서 ‘무엇을’과 ‘어떻게’를 중요하게생각합니다. 그리고 보고를 진행 할 때도 ‘무엇을’과 ‘어떻게’를 강조해이야기합니다. 그러나 보고를 받는 사람은 ‘왜’라는 궁금증이 해결되지 않으면 ‘무엇을’과 ‘어떻게’를 받아들이지않는다는 것을 명심해야 합니다. 그렇기 때문에 보고 준비는 ‘왜’로부터 출발해야 합니다.(24쪽)

먼저 저자가 제시한 보고의 12가지 유형을 살펴보자. 상황과 목적에 따라 보고의 유형을 천차만별이겠지만 저자는 보고의 목적이 보고를 받는 사람의 행동 변화인지, 이해를 돕는 것인지(X축)와의사결정 방식이 판단(선택)을 구하는 것인지, 확인을 요청하는 것인지(Y축)를기준으로 네 가지 유형, 즉, 기획, 요청, 분석, 설명으로구분했다.

기획 보고는 ‘여러 아이디어 중에 하나를 해결 방안으로 선택하고그 아이디어를 업무로 진행(행동)’하기 위한 보고로 개선보고, 제안보고, 정책 보고로 구분했다. 설명 보고는 ‘결과를 보고하는 것’으로계획 보고, 결과 보고, 상품/서비스 보고가 이에 해당한다. 분석 보고는 ‘주변 현상이나 동향을 분석하거나 시사점을 보고하는 것’으로 현상/동향 보고, 이슈 보고, 실태보고로 나눴다. 마지막으로 요청 보고는 ‘다른 조직/개인에 협업을 요청하는 것’으로 협조 보고, 검토 보고, 대응 보고로 분류했다.(32쪽)

보고 유형을 파악했으니, 이제 보고 패턴과 프로세스에 대해 살펴보자. 보고의 본론 내용을 전개할 때 사용 빈도가 높은 다섯 가지 패턴을 선별했다.내용 전개를 시간순(혹은 역순)으로 정리하는시간 패턴, 큰 개념에서 작은 개념 혹은 작은 개념에서 큰 개념으로 정리하는 단계 패턴, 연역/귀납/변증법적 논리추론으로 전개하는 논증 패턴, 인과 관계가 없는 항목을 나열하는 분류 패턴, 비교를 통해 장점과 개선점을 도출하는 비교 패턴이다.

보고의 다섯 가지 패턴
1. 시간 패턴(시계열 패턴) : 날짜나 시간의흐름에 맞춰 내용을 정리 [과거-미래-현재], [이전-당시-사후]
2. 단계 패턴(구조 패턴) : 큰 개념에서작은 개념으로, 작은 개념에서 큰 개념으로 전개 [대-중-소], [직군-직렬-직무], [회사-팀-개인], [한국-서울-마포]
3. 논증 패턴(인과 패턴) : 논리 추론 형태로전개, 연역적 전개, 귀납적 전개, 변증법적 전개 [대전제-소전제-결론], [인과관계-예중-결론], [사실1-사실2-결론], [정-반-합]
4. 분류 패턴(정도 패턴) : 인과 관계가없는 항목을 나열하여 정리 [항목1-항목2-항목3], [첫째-둘째-셋째]
5. 비교 패턴 : 비교 통해 장점 및 개선점 도출, [Asis-To be-시사점], [긍정-부정-결론], [장점-단점-결론], [찬성-반대-결론]
(33쪽)

이제 형식과 구조는 갖췄다. 내용을 채울 차례다. 보고 준비 5단계프로세스를 통해 핵심 메시지까지 도출할 수 있다고 한다. 보고의 과제를 정확하게 정의하기 위해 질문과답변(1단계)을 작성하고,내용의 흐름을 잡기 위해 목차를 구성(2단계)한다. 목차는 논리적 전개를 위해 3단 구성을 기본을 활용할 것을 권한다. 이어서 각 항목을 한 두줄의 짧은 문장으로 기술한 리드 메시지를 도출(3단계)하고, 리드 메시지를 입증하기 위기에 적합한 패턴을 선택(4단계)하도록 안내한다. 패턴은MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) 상호 배제와전체 포괄의 원리를 적용해 중복과 누락 없이 구성해야 한다고 강조한다. 패턴 선택까지 마무리되었다면실제 보고 내용을 문장 형식으로 스크립트를 작성(5단계)하는것이다.

보고 준비 5단계 프로세스
1. 질문과 답변
2. 목차 구성
3. 메시지 도출
4. 패턴 선택
5. 스크립트 작성
(43쪽)

보고 스킬도 타고 나는 것이 아니라 만들어지는것이라 믿는다. 결국 대수의 법칙을 따른다. 보고서를 작성하고, 보고하는 상황에 자주 노출될수록 보고 스킬은 높아진다. 몸으로 부딪혀익히는 과정은 순탄하지만은 않다. 보고서를 온통 빨간 펜으로 물들이고 핀잔과 눈칫밥으로 배터지는 과정을거친다. 빨간 펜으로 물들인 보고서 만큼 가슴에도 빨갛게 피멍이 든다.

특히 어쩌다 ‘보고’가 주업무가 되면 당황스럽다.직급과 연차가 높아질수록 당황스러움은 부끄러움과 두려움이 된다. 평소 업무에서 보고서 작성을하지 않았으니 누구나 당황스럽다.

‘어쩌다 보고’로 어디서부터 어떻게 해야 할지 모르겠다면 ‘보고서 발표 일타강사’ <보고서 발표 실무 강의>를 통해 빠르게 틀을 잡을 수있을 것이다. 아직은 보고할 상황에 많이 노출되지 않았더라도 평소 준비하고자 하는 사람에게도 <보고서 발표 실무 강의>는 ‘상처 없이’ 보고 스킬을 높여주는 유용한 수단이 될 것이다.

* 해당 도서는출판사로부터 무상으로 제공받았으며, 제 주관에 따라 솔직하게 작성했습니다.

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 보고서를 작성하고 나면 '이저도면 괜찮겠지~'하고

생각하면서도 항상 불안하다.

그 불안감의 원인을 이 책에서 찾았다!

이 책을 진작에 보았더라면

내가 상사에게 그 많은 꾸지람을 당하지 않았을텐데...

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보고서를 내고 돌아오는건 기대와 달랐다.

상사가 원한 것의 보고를 해야 하는데,

나는 항상 내가 원하는 보고를 했다.

그렇게 10년 넘게 혼나고 배우며

보고서 작성하는 방법과

상사가 원하는 내용을 찾았다.

이 책을 미리 읽었다면 그런 고생을 덜 했을텐데,,,,



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보고는 논리적이어야 합니다. 논리가 확보되지 않은 내용으로는 의사결정권자를 설득할 수 없습니다. 논리는 보고자의 의견과 그 의견을 입증하는 사실이 하나의 구조를 이루는 것이라고 정의할 수 있습니다. 논리를 확보하려면 육하원칙 요소 중 Why, How, What에 대한 충분한 답변이 있어야 합니다.

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이 책은 보고의 개념과 구조에 대해 설명해주고,

보고의 종류 중 기획보고, 설명보고, 요청보고, 분석보고를

어떻게 써야하는지 알려준다.

그리고 마지막으로 보고에 필요한 화법, 자세, 보디랭귀지 등을 익혀

완벽한 보고를 할 수 있도록 도와준다.



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보고서를 작성하는 프로세스를 옆에 두고

스크립트로 읽어보는 연습까지 할 수 있다.

어떻게하면 좋은 보고서를 잘 발표할 수 있을지 알려준다.



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알고는 있었지만

명확히 구분되지 않았던

보고 실무를 명확히 구분해주고

구분해 놓은 보고를 더 잘 전달할 수 있는

방법을 알려주어 좋았다.



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한 줄 요약 : 26년차 컨설턴트가 알려주는 발표 멘토링 교재 

코로나가 유행하기전엔 개발과 관련된 주제로 외부활동을 하며 발표하거나, 교육을 했었다.
회사에서는 엔지니어, 고객사 담당자를 설득하기 위한 보고서 작성과 발표를 자주한다.

학교, 회사를 제외하더라도 발표를 할 기회가 많다.

하지만 발표는 부담스럽다.

발표 자료를 어떻게 구성해야 할 지, 청중 앞에서 실수하지 않을지 걱정되기 때문이다.

"다른 것도 마찬가지지만 발표도 많이 해보면 능숙해진다!"

이런 이야기를 많이 듣는다.

많이 해봐야 능숙해진다는건 상황마다 임기응변을 할 수 있도록 익숙해진다는 뜻과 같다고 생각한다.

여러 상황에 대한 연습을 한다면 능숙해지는데 필요한 시간을 줄일 수 있다.

이번에 읽은 '보고서 발표 실무 강의'가 이 기간을 줄이는데 도움이 되는 책이라고 생각한다.

저자는 컨설턴트로 26년동안 근무하며 수많은 고객을 대상으로 회의와 발표를 진행했을 것이고 그것을 패턴화하여 독자가 여러 상황에 적용하기 쉽게 구성했다.

책의 구성을 살펴보면 다음과 같다.

• 보고서 작성 전 : 보고서의 구조, 프로세스에 대해 설명하고 있다
  • 보고에 필요한 개념, 논리, 준비 요소를 알아봄
• 보고서 작성 : 보고를 4가지 유형으로 분류, 각 유형에 맞는 다양한 패턴을 위한 보고서 작성방법을 알려준다
  • 4가지 유형의 큰 유형과 각 유형마다 3가지 세부 유형
• 보고서 작성 후 : 보고서 발표시 필요한 코칭 내용을 담고 있다
  • '1분 보고' 를 활용한 스크립트 발표 훈련

관심있게 읽은 부분은 '분석 보고' 부분이다.

프로그래밍 코드를 작성하고, 버그가 발생한다면 버그가 발생한 이유(Why)와 해결 방안(How)를 내어 놓아야 한다.

무엇이 잘못됐는지, 왜 그렇게 됐는지, 어떻게 조치를 할 것인지를 이야기한다.

이런 이유로 분석 보고는 나에게 가장 필요한 주제였다.

분석 보고라는 큰 주제에는 현상보고를 포함하여 세부 주제로 나뉘어 각 주제에 대한 준비 방법을 알려준다.

12가지 패턴이면 웬만한 상황의 발표는 커버가 가능할 것 같다.

이 책에서 눈에 띈 부분은 '스크립트 읽어보기'라는 구성이었다.

발표와 관련된 책들을 보면 발표자료는 어떻게 만들어야 하는지만 알려주는데, 이 책은 모의 발표가 가능하도록 스크립트를 포함해뒀다.

호흡은 어디서 조절해야 하는지, 억양은 어떻게 뱉어야하는지, 목소리 톤은 어떻게 해야하는지 기록되어있다.

위의 스크립트 사진만 봐도 스피치 전문가가 1:1 코칭을 해준것 같다는 느낌을 받았다.

'저자의 스크립트 발표 시연 영상 또는 음성 파일을 제공해줬더라면 어땠을까...' 하는 아쉬움이 남는다.

글로 이해하는 것과 보고 듣는것과는 큰 차이가 있다고 생각하기 때문이다.

한빛미디어 홈페이지의 플랫폼에서 지원이 안된다면 Dev Ground 영상처럼 인프런을 이용하여 적절한 가격으로 제공해주면 수강할 가치가 있는데...

"한빛미디어 <나는 리뷰어다> 활동을 위해서 책을 제공받아 작성된 서평입니다."
리뷰를 위해 한빛미디어에서 책을 제공받았지만 주관적인 생각을 그대로 적었습니다.

출처: https://erinyees.tistory.com/108 [Erinyees의 블로그]